Privacy- en cookiebeleid

CHILL-IN B.V. (gevestigd te Beekdaelen) is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen in deze verklaring. Contact:

CHILL-IN B.V.
Statutaire zetel: gemeente Beekdaelen
Bezoekadres: Smedestraat 2, 6411 CR Heerlen
KVK: 89025857
E-mail: info@chill-in.nl
Telefoon: 06 2864 3185
Webformulier: het contactformulier op deze site

Er is geen functionaris gegevensbescherming aangesteld; dit is ook niet verplicht voor onze activiteiten. Privacyverzoeken behandelen we rechtstreeks via bovenstaande routes.

Deze verklaring geldt voor bezoekers van de website, zakelijke contactpersonen en contactaanvragen. Voor deelnemers aan organisatieonderzoek gelden aanvullende regels die in paragraaf 4 staan. Die paragraaf vervangt overigens niet de deelnemersinformatie die deelnemers vóór een meting of interview apart ontvangen, en ook geen verwerkersovereenkomst met opdrachtgevers. Die worden afzonderlijk vastgelegd.

Hieronder staan de verwerkingen die op dit moment daadwerkelijk actief zijn, per activiteit, plus de twee activiteiten die tijdelijk zijn gesloten (paragraaf 3.4 en 3.5), met de gegevens die daarbij vóór de sluiting zijn verzameld. Functionaliteit die we niet hebben (zoals rechtstreeks verzenden vanuit het contactformulier, een nieuwsbrief of een feedbackformulier) staat er niet tussen.

3.1 Technisch websitegebruik en beveiliging

Gegevens

IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina, browserkenmerken (serverlogboeken van onze host).

Doel

Uitleveren van de website, beveiligen tegen misbruik en storingen oplossen.

Grondslag

Gerechtvaardigd belang: een veilige en werkende website kunnen leveren (art. 6 lid 1 sub f AVG).

Bewaartermijn

Serverlogboeken worden door onze host volgens diens standaardtermijnen verwijderd; wij bewaren geen eigen logboeken.

Ontvangers

Vercel Inc. (hosting), zie paragraaf 6.

3.2 Contactaanvragen (e-mail en contactformulier)

Gegevens

Naam, e-mailadres, organisatie en optioneel een telefoonnummer, plus je vraag. Deze geef je zelf aan ons.

Hoe het werkt

Het formulier opent in je eigen e-mailprogramma een conceptbericht naar info@chill-in.nl. De website zelf verstuurt en slaat niets op; de verzending en de verdere verwerking gebeuren als gewone e-mail in ons postvak bij onze e-mailprovider (zie paragraaf 6). We willen dit later mogelijk vervangen door rechtstreeks verzenden; als dat gebeurt, passen we deze verklaring aan.

Doel

Je vraag beantwoorden en, als je dat wilt, een sparringsgesprek of offerte voorbereiden.

Grondslag

Uitvoering van een overeenkomst of voorafgaande contractuele stappen (art. 6 lid 1 sub b AVG); vóór een overeenkomst ook gerechtvaardigd belang: serieuze aanvragen kunnen behandelen.

Vrijwillig?

Ja. Geef je niet alle gegevens door, dan kunnen we je vraag mogelijk minder goed of helemaal niet beantwoorden; er is geen verplichting.

Bewaartermijn

Zolang nodig voor de afhandeling; bij een overeenkomst bewaren we correspondentie zolang de afspraken lopen en daarna volgens de wettelijke bewaarplicht (fiscaal: 7 jaar).

3.3 Accountfunctionaliteit (inloggen)

Gegevens

Bij gebruik van inlog- of accountpagina's verwerkt onze authenticatiedienst Clerk (Clerk Inc.) accountgegevens zoals e-mailadres en sessiegegevens.

Doel

Veilig inloggen en toegang tot afgeschermde pagina's.

Grondslag

Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG).

Ontvangers

Clerk Inc. (VS), zie paragraaf 6; doorgifte-bescherming via SCC's volgens Clerks publieke documentatie; DPA via clerk.com legal. Details: clerk.com/privacy.

Bewaartermijn

Zolang het account bestaat; na beëindiging volgens de bewaartermijnen van Clerk en onze wettelijke verplichtingen.

3.4 Whitepaper-download (gesloten)

De whitepaper-download is tijdelijk gesloten: er worden via deze website geen nieuwe downloads aangevraagd en geen nieuwe gegevens meer ontvangen.

Eerder verzamelde gegevens

E-mailadres, naam (optioneel), taal- en versiekeuze en browserkenmerken van downloads vóór de sluiting. We slaan géén IP-adressen op. Deze gegevens blijven bewaard tot de vastgestelde bewaartermijn ze verwijdert; rechten (inzage, verwijdering enz.) kun je zoals gebruikelijk uitoefenen via info@chill-in.nl.

Oorspronkelijk doel en grondslag

De download leveren en bijhouden wie de whitepaper ontving. Grondslag: uitvoering van overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG); voor de registratie gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG).

Ontvangers

Onze hostingpartij Vercel en opslag bij Supabase; zie paragraaf 6.

Bewaartermijn (voorstel)

Voorgesteld: maximaal 12 maanden na de download, ook na de sluiting. Automatische verwijdering is nog niet ingericht; deze termijn wordt pas vastgesteld beleid nadat CHILL-IN hem expliciet heeft goedgekeurd.

3.5 Onderzoeksinterview (gesloten)

Het schriftelijke interview voor HR-professionals is tijdelijk gesloten: nieuwe deelname is niet mogelijk en de ontvangstroute neemt geen nieuwe antwoorden meer aan.

Eerder verzamelde gegevens

E-mailadres (alleen bij voltooide sessies), organisatie en rol, optioneel sector en organisatiegrootte, en open antwoorden. Mogelijk bijzondere details die bij ontvangst zijn gemarkeerd, blijven gemarkeerd bewaard en komen niet in rapportage. Deze gegevens blijven bewaard tot de vastgestelde bewaartermijn ze verwijdert; rechten kun je uitoefenen via info@chill-in.nl.

Oorspronkelijk doel, grondslag en rollen

Eigen onderzoek van CHILL-IN naar patronen rond werkdruk, met een toegezegde samenvatting van groepsbevindingen. CHILL-IN was hier verwerkingsverantwoordelijke (geen opdracht van een andere organisatie; zie paragraaf 4). Grondslag: toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG), per sessie vastgelegd met toestemmingsversie.

Verwerking vóór de sluiting

Antwoorden werden per vraag onder een technisch sessienummer opgeslagen; het e-mailadres werd pas bij afronding gekoppeld. Onvoltooide sessies (zonder e-mailadres) blijven onder hetzelfde sessienummer bewaard.

Bewaartermijn (voorstel)

Voorgesteld: antwoorden maximaal 12 maanden na afronding van de onderzoeksfase; e-mailadres na de terugkoppeling; onvoltooide sessies maximaal 6 maanden na de laatste activiteit. Automatische verwijdering moet nog worden ingericht; tot die tijd hanteren we deze termijnen handmatig zodra ze zijn vastgesteld.

Intrekken en terugvinden

Ook na de sluiting kun je je toestemming altijd intrekken via info@chill-in.nl: wij verwijderen dan je antwoorden en contactgegevens en bevestigen dat per e-mail. Heb je je sessienummer niet meer, dan vinden we je antwoorden terug op basis van je e-mailadres. De uitvoering van deze procedure leggen we intern vast in een draaiboek.

3.6 Statistieken (uitsluitend na toestemming)

Gegevens

Google Analytics 4: een pseudoniem client-id, pagina, tijdstip, herkomst en algemene apparaat-/browsergegevens; IP-adressen worden door GA4 gemaskeerd. Vercel Analytics: geaggregeerde paginastatistieken zonder cookies; de sessie-hash vervalt na 24 uur en is niet aan een individu te koppelen.

Doel

Begrijpen hoe de website gebruikt wordt, om de inhoud en structuur te verbeteren.

Grondslag

Jouw toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG), die je via de cookiebanner geeft en altijd kunt intrekken via de cookievoorkeuren (link onderaan elke pagina en in deze verklaring).

Weigeren

Weigeren heeft geen functionele gevolgen: zonder toestemming laden beide statistiekdiensten niet.

Bewaartermijn

GA4-gegevens volgens de ingestelde bewaartermijn in het Google-account; Vercel Analytics-sessiegegevens vervallen automatisch na 24 uur (aggregaties blijven bestaan).

3.7 Wat we níet doen (begrensd tot deze website)

• Geen advertentie-, tracking- of sociale-mediapixels op deze website; LinkedIn wordt uitsluitend gelinkt, niet ingeladen.
• Geen nieuwsbrief en geen feedbackformulier: die functionaliteit bestaat niet op deze website.
• Geen geautomatiseerde besluitvorming of profilering in de zin van de AVG op deze website, en geen AI-dienst die websitegegevens verwerkt.
• Geen verkoop van gegevens en geen gebruik van websitegegevens voor modeltraining.

Deze uitspraken gaan over de websitefuncties die hierboven staan. Ze zeggen niets over hoe CHILL-IN e-mail verder verwerkt of over andere diensten buiten deze website; daarvoor gelden de afspraken die we met je afzonderlijk maken.

Bij organisatieonderzoek (de privacybewuste meting en de besprekingen daaromheen) is de opdrachtgever, de organisatie, verwerkingsverantwoordelijke voor de meting onder eigen medewerkers. CHILL-IN is dan verwerker en verwerkt gegevens uitsluitend volgens instructies en een schriftelijke verwerkersovereenkomst.

Voor de duidelijkheid over wat dit wel en niet betekent:

• Management ontvangt groepsbevindingen betekent: rapportage gebeurt op organisatie- of eenheidsniveau en niet per persoon. Het betekent niet dat er geen persoonsgegevens worden verwerkt: deelnemersgegevens zijn tijdens de verwerking persoonsgegevens.
• Antwoorden die met een code of pseudoniem worden verwerkt zijn pseudoniem, niet anoniem. Een koppeling met de deelnemer kan (tijdelijk) bestaan. Anoniem is informatie pas wanneer niemand, ook CHILL-IN niet, herleidbaarheid meer kan herstellen.
• Groepsdrempels (zoals een minimumrespons) beperken de kans op herleidbaarheid in rapportage, maar garanderen geen anonimiteit van de onderliggende gegevens.
• Open antwoorden kunnen onverhoopt gevoelige informatie bevatten. Daarom vragen we deelnemers expliciet om geen (medische) gevoelige details te delen, onttrekken we dergelijke fragmenten aan rapportage en beoordelen we elk rapport vóór oplevering. Over de precieze wettelijke invulling wordt, waar nodig, per traject met de opdrachtgever afgestemd.
• Vóór deelname ontvangen deelnemers een eigen, korte deelnemersinformatie met de specifieke details van dat onderzoek. Deze websiteverklaring is een aanvulling daarop, geen vervanging.

We onderscheiden noodzakelijke cookies (altijd actief, hiervoor is geen toestemming nodig) en statistieken (uitsluitend na toestemming).

Je kunt je keuze op elk moment wijzigen: open je cookievoorkeuren

We gebruiken een beperkt aantal dienstverleners. Waar zij persoonsgegevens verwerken doen zij dat als verwerker onder een verwerkersovereenkomst, tenzij anders vermeld. De lijst beschrijft de diensten die in de code en configuratie van deze website aantoonbaar zijn opgenomen; waar regio's of waarborgen staan, zijn die gebaseerd op publieke documentatie van de aanbieder en nog niet per contract bevestigd.

Voor de huidige inrichting van deze website verwerkt CHILL-IN geen websitegegevens via AI-diensten. Als dat verandert, vermelden we dat hier vóór ingebruikname.

Onderstaande termijnen zijn voorgenomen: ze zijn nog niet als beleid vastgesteld en automatische verwijdering is nog niet ingericht. Vaststelling is een expliciete beslissing van CHILL-IN; tot die tijd hanteren wij geen vaste termijnen dan de wettelijke bewaarplichten.

• Contactvragen: voorstel, een jaar na de laatste reactie.
• Correspondentie bij offertes en overeenkomsten: zolang het traject loopt; financiële administratie 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht, vaststaand).
• Whitepaper-downloadregistratie: voorstel, maximaal 12 maanden na de download.
• Interviewantwoorden: voorstel, maximaal 12 maanden na afronding van de onderzoeksfase; onvoltooide sessies maximaal 6 maanden na de laatste activiteit; e-mailadres na de terugkoppeling.
• Geaggregeerde onderzoeksresultaten: voor zolang CHILL-IN ze als referentiemateriaal bewaart; deze zijn niet tot personen herleidbaar.

Deze voorstellen worden vastgesteld zodra de beslissing is genomen; tot die tijd hanteren we ze als uitgangspunt en verwijderen we op verzoek altijd eerder dan de genoemde termijnen. Automatische verwijdering richten we in bij vaststelling.

We passen passende technische en organisatorische maatregelen toe, passend bij de risico's van elke verwerking: versleuteld transport (HTTPS), beveiligde toegang tot beheeromgevingen, een toegangspoort rond demo­materiaal, beperking van gegevens tot wat nodig is en zorgvuldige keuze van dienstverleners. Toegang tot onderzoeksgegevens is beperkt tot wie die voor zijn werk nodig heeft. Geen enkel systeem is volmaakt; mocht er toch een datalek ontstaan, dan melden we dit volgens de wettelijke regels (zo nodig binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens) en informeren we betrokkenen wanneer dat verplicht of relevant is.

Je hebt onder de AVG onder meer het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, bezwaar en gegevensoverdraagbaarheid. Of een recht in jouw situatie daadwerkelijk geldt, hangt af van de omstandigheden. We leggen je graag uit wat mogelijk is en waarom.

Een verzoek kun je sturen naar info@chill-in.nl. We reageren binnen één maand. Alleen als een verzoek complex is of je meerdere verzoeken tegelijk doet, kunnen we de termijn met twee maanden verlengen; dan horen je dat binnen de eerste maand, met reden. We mogen je daarbij vragen je identiteit aan te tonen om misbruik te voorkomen.

Heb je toestemming gegeven (bijvoorbeeld voor statistieken)? Dan kun je die altijd intrekken, via de cookievoorkeuren of door ons te mailen. Intrekken werkt vanaf dat moment en doet geen afbreuk aan verwerking die daarvoor rechtmatig was.

Niet tevreden over onze reactie? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Deze verklaring past mee met de website. Bij ingrijpende wijzigingen vermelden we hier een nieuwe versiedatum. De actuele versie staat altijd op deze pagina.

Versie 28 september 2026 (tweede herziening), opgesteld door CHILL-IN B.V. voor beoordeling; de genoemde bewaartermijnen en procedures zijn voorstellen die nog uitdrukkelijk worden vastgesteld. Sinds deze versie zijn de whitepaper-download en het HR-interview tijdelijk gesloten.